U bent druk, u doet druk, u voelt de druk. Toch word u gevraagd of er nog iets bij kan. Door anderen, maar minstens zo vaak door uzelf. Eigenlijk weet u dat u al meer dan vol zit, maar ja dit moet gewoon. U wilt graag, moet nee zeggen en … u zegt ja. Wilt u productiever zijn? Zorg dan dat uw werkdruk eerst omlaag gaat…
Hoewel iedereen weet dat er een grens zit aan de mogelijkheden, is de feitelijke grens van druk naar té druk ongrijpbaar. Want wat is vol? Er kan altijd nog wel wat bij of er kan altijd nog wel iets ingedikt worden. Dat hierdoor uw werkdruk omhoog gaat en tegelijkertijd je concentratie en effectiviteit omlaag gaan, heeft u vaak niet zo in de gaten. Vaak weet u pas zeker dat u over de grens bent gegaan als u oververmoeid raakt, of zelfs thuis komt te zitten. En zo lang dat niet gebeurt, is er nog niets aan de hand, lijkt de algemeen aanvaarde mening.
Onderzoek wijst echter uit dat werkdruk zorgt voor verminderde productiviteit. Dus u kunt wel druk zijn, maar of u ook feitelijk veel werk verzet, is maar zeer de vraag. Ervaringscijfers van econoom en werkdrukdeskundige Maarten de Winter geven aan dat afspraken die u niet kunt waarmaken in de tijd die u tot uw beschikking heeft, zorgen voor een energie- en effectiviteitsverlies van 20%. Als u met te veel dingen tegelijk bezig bent en hierdoor te veel versnipperd uw werk doet, loopt dit op tot 30%. Bij werkstress loopt dit op tot zelfs 50%. Op het moment dat de stress zo ver oploopt dat y fysiek nog wel aanwezig bent, maar er eigenlijk niet veel meer uit uw vingers komt, spreken we van mentaal verzuim. Hier zie je een energie- en effectiviteitsverlies tot wel 80%!
Ik hoor u denken: ‘leuk gezegd, maar er is helemaal geen keuze te maken’. Er moet nu eenmaal veel werk verzet worden, we leven immers niet meer in luxe tijden. U bent niet in de positie om zomaar een klant of collega te laten vallen en als u zich niet van je beste kant laat zien, ligt u eruit.
Een keuze maken kunt u altijd! Uw werkdruk verlagen ook! Zelfs als u ervan overtuigd bent dat alles moet. Als u zich druk voelt, gaat u ook druk doen. Emotie stuurt namelijk uw actie. Dan stopt u met overzicht creëren – want daar heeft u geen tijd voor -, u gaat meteen aan de slag, bent niet geconcentreerd maar haastig aan het werk, raakt afgeleid door andere dingen tussendoor, wordt op enig moment ongeduldig en vind het resultaat van dat moment wel ‘goed genoeg’. Het moet maar zo, want meer tijd is er niet. Dan gaat u ‘hup’ met het volgende aan de slag en dit pakt u al net zo aan. Aan het einde van de dag bent u gevloerd, lijkt er veel af, maar geeft niets u voldoening en is er weinig kwaliteit geleverd.
Dat kan ook anders. Ik daag u uit voor een experiment waarin u zelf ervaart wat het verschil is tussen werken met werkstress en werken met een gezonde productiviteit.
1) Kies een taak die vandaag of morgen gedaan moet zijn, waarmee u dit experiment gaat doen. Het schrijven van een stuk, het voorbereiden van een overleg of presentatie, het uitwerken van een idee, het uitzoeken van informatie, het maakt niet uit wat.
2) Voordat u begint doet u de volgende dingen: zet uw telefoon, mail en social media uit. Haal een kop koffie of thee, doe de deur dicht of zoekt een plek om ongestoord te werken. Bepaal hoe lang u hiermee bezig wilt zijn of bepaal dat u wilt doorgaan tot het af is.
3) Hang achterover in uw stoel, drink uw koffie en bedenk rustig wat u precies wilt doen en wat de stappen zijn die u hiervoor moet zetten.
4) Ga ontspannen aan de slag volgens de stappen die u hebt bedacht. Stop als u het even niet weet, denk er rustig over na of overleg met een collega. Ga pas naar de volgende stap als u het antwoord echt weet.
5) Als de tijd op is of de klus geklaard, geeft u uzelf een cijfer op de volgende werkdruk aspecten:
- Wat voor cijfer geeft u uw werkstress? Dit zegt iets over hoe lekker u heeft gewerkt.
- Hoeveel tijd heeft u nodig gehad om het resultaat te halen? Dit zegt iets over uw effectiviteit.
- Wat voor cijfer geef u uw energieniveau? Dit zegt iets over de energie die het u heeft gekost.
6) Zet deze cijfers af tegen uw normale manier van werken. Wat is dan uw conclusie?
Een persoonlijke ervaring is dat er positiever gescoord wordt op alle 3 de werkdruk aspecten als deze ontspannen manier van werken wordt toegepast. Wat zijn uw ervaringen?
Kortom: veel doen in weinig tijd is niet effectief. Met echte aandacht doen wat belangrijk is, verhoogt uw effectiviteit tot wel 80%.
Dit artikel werd geschreven door Callista Roelofs, De Waanbrekers.